Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an AlbertAI. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Albert AI UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: David Stein
Ballenstedter Str. 16a, 10709 Berlin
Telefon: 030 – 8900 60 62
E-Mail:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Aufruf der Website & Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System bzw. das System unseres Hosting-Providers automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Geräts. Hierzu gehören insbesondere: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Datei bzw. Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer).

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden zur Gewährleistung der IT-Sicherheit gespeichert und nach kurzer Zeit gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Hosting

Unsere Website und Anwendung werden bei einem Dienstleister gehostet, der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet. Mit dem Hosting-Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten gewährleistet. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und im berechtigten Interesse an einer sicheren Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

5. Kontaktaufnahme & Registrierung

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren oder ein Nutzerkonto anlegen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Vertragsanbahnung bzw. -durchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Vertrags- und Nutzungsdaten im Kundenbereich

Zur Erbringung unserer Leistungen verarbeiten wir Bestandsdaten (z. B. Firmierung, Ansprechpartner, Anschrift), Vertragsdaten sowie Zahlungs- und Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen nach AO und HGB (i. d. R. 6 bis 10 Jahre) auf; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Verarbeitung von Beleg- und Buchhaltungsdaten durch KI

Kern unserer Leistung ist die automatisierte Verarbeitung der von Ihnen hochgeladenen Belege, Rechnungen, Verträge und Bankdaten. Diese Dokumente werden zur Erkennung, Trennung, Auslesung (Extraktion), Kategorisierung und Kontierung sowie zur Erstellung von Auswertungen (z. B. BWA, SuSa, Zahllisten, UStVA) mithilfe von KI-gestützten Verfahren verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit die hochgeladenen Daten personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden) enthalten, verarbeiten wir diese als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO); insoweit bleiben Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird mit Ihnen geschlossen. Eine Nutzung Ihrer Inhalte zum Training allgemeiner KI-Modelle findet ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht statt.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, insbesondere für Hosting, Rechenzentrumsleistungen, KI-Verarbeitung, Zahlungsabwicklung und E-Mail-Versand. Mit diesen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung an das Finanzamt (z. B. UStVA) erfolgt nur auf Ihre Veranlassung bzw. zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre Einwilligung oder eine gesetzliche Grundlage.

9. Übermittlung in Drittländer

Sofern Daten an Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, geschieht dies nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist – etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln nebst ergänzender Schutzmaßnahmen.

10. Cookies & Reichweitenmessung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb und die Sicherheit der Website bzw. der Anwendung (z. B. Anmeldung/Session) erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nicht notwendige Cookies sowie Analyse- oder Marketing-Tools setzen wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) ein, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

12. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

13. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung von Daten über unsere Website erfolgt verschlüsselt (TLS/SSL). Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: Juni 2026